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白府办发〔2018〕98号 《白云区“乡村振兴智慧档案”数字化档案室建设工作方案》解读

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一、文件出台的背景是什么?

为深学笃用习近平新时代中国特色社会主义思想,贯彻落实乡村振兴战略,强化档案服务功能,促进乡镇充分利用档案信息化管理手段提高综合管理水平,加快运用大数据技术规范乡镇档案室,实现档案规范化管理。以“农业、农村、农民”工作为抓手、问题为导向,助力农村基层组织建设、社会综合管理、农村经济发展等工作,开展以农村“三变”改革档案、精准扶贫档案、富美乡村建设档案的收集、归档、利用等档案开发工作。探索建设一套完整的适应全区乡镇发展的数字化档案室系统,规范档案收集、整理、归档、管理和利用流程。实现档案资源数字化、档案收集自动化、档案管理科学化、档案服务人性化、档案存储安全化,让广大群众便捷地利用档案信息。现根据国家档案局《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》《数字档案室建设指南》的有关要求,制定建设白云区“乡村振兴 智慧档案”数字化档案室建设工作方案。

二、文件确立的指导思想是什么?

深入贯彻落实十九大精神和习近平总书记新时代中国特色社会主义思想,围绕“四个全面”战略布局,实施乡村振兴战略,认真落实中央、省、市的决策部署,以推进城乡共享发展。牢固树立创新、协调、绿色、开放、共享的新发展理念,助力乡村振兴战略。按照“产业兴旺、生态宜居、乡风文明、治理有效、生活富裕”的二十字方针,紧紧围绕“产业振兴、人才振兴、文化振兴、生态振兴、组织振兴”五大计划的工作目标,构建城乡融合发展,百姓富、生态美的档案服务工作机制。

按照国家、省、市档案部门关于加快推进档案资源整合共享、强化档案信息公开利用的决策部署,以大数据建设为引领,以信息化为手段,创新村档乡管的乡(镇)档案管理新模式,全面整合农业农村各项工作档案管理平台,探索构建收集完善、资料真实、数据准确、使用便捷、资源互通的便民利用农业农村档案管理体系。

三、文件确立的工作原则是什么?

(一)突出政府领导作用

严格贯彻落实区人民政府有关“乡村振兴 智慧档案”数字化档案室建设工作的安排部署,落实区政府专题会、常务会的有关精神,突出政府在工作开展中的组织领导、政策引导、业务指导等方面的作用。各乡(镇)要结合实际制定切实可行的工作方案,按要求完成各项工作任务。

(二)规范建设

2014 年 11 月,国家档案局发布了《数字档案馆系统测试办法》(以下简称 《办法》),旨在加强数字档案馆的科学建设、安全运维和绩效管理。“乡村振兴 智慧档案”数字化档案室建设要参照《办法》具体要求,实现系统规范化建设。在具体实施过程中,要严格遵守《档案法》《档案法实施办法》《贵州省档案工作条例》以及《国家保密法》相关规定,要特别注意档案安全,不能损坏、遗失,并注意做好档案保密工作。

(三)坚持原则、廉洁自律

在工作开展过程中,严格依法办事,严守工作纪律,坚持原则、廉洁自律,按照财政有关规定妥善安排资金使用。

四、文件明确的工作内容是什么?

(一)工作目标

“乡村振兴 智慧档案”管理系统,在乡(镇)档案室档案全文数字化的基础上,终端向下延伸至乡(镇)各职能部门,通过梳理、整合、构建统一的档案信息管理和服务流程,实现多渠道信息动态收集,为农村经济社会发展、乡镇党委政府决策服务提供真实有效的依据,更好地满足人民群众利用“三农”档案信息的需要,进一步提高乡镇档案管理水平、利用水平和服务群众的能力。通过试点探索建设全区乡镇智慧档案信息化管理方式,提供可复制、可借鉴、可操作的成功经验。

1.围绕治理有效,夯实基层基础,服务组织振兴

开展“乡村振兴、智慧档案”建设,把农村基层组织运行规则和议事制度、党的建设、村支两委决策,资源资产、农村集体产权、经济发展、民生事务等及时立卷归档,建立村级档案数字化常态化和村档乡(镇)管制度化,强化基层档案管理,构建基层档案管理体系。明确档案管理制度、档案归档范围和保管期限、档案归档时限等。解决因村委会三年换届产生的“人走资料失、换人换规矩”的怪圈及因管理混乱造成村级资源资产流失滋生的基层腐败,加强农村党风廉政建设,保证村级组织工作的严肃性、延续性、规范性,更好地服务建设良好的基层政治生态环境。

2.围绕乡风文明,创新社会综合管理新机制

开展“乡村振兴、智慧档案”建设,以人民为中心,充分利用大数据环境下,以数字化为载体,信息共享为目的,提升档案为新时代服务农村、服务农业、服务广大农民的能力,深化政务服务改革,适应“减证放权”和“放管服”工作的需要,维护人民群众利益,扎实推进乡村振兴战略的实施,促进农村社会和谐发展。特别是做好农村经济社会发展中出现的多种经济成分的产权构成、新型经济组织和新的分配方式,乡村建设、精准扶贫、土地确权、农村集体产权、婚姻、公证、社保、优抚安置、征地拆迁、林权、房屋产权等民生档案的数字化工作。真正做到“小事不出村,大事不出乡”的人性化服务,让农民群众在乡镇就近享受到优质、便捷、精准的档案查阅利用服务,实现让数据多“跑腿”、让群众少“跑路”。其次乡(镇)村两级在处理存在不稳定因素的村民土地纠纷、集体产权、村民和村集体纠纷等社会突出问题时,通过调取查阅乡村两级完整档案,更加有利于成功化解社会矛盾,从而创新社会综合治理机制。

3.围绕产业兴旺、助力建设全面小康

开展“乡村振兴、智慧档案”建设,以全面建成小康社会、精准扶贫、农村产业结构调整、农村集体产权清理、新型农村经济组织,特别是我省开展的城乡“三变”等一系列的产业振兴计划有机地结合起来,智慧档案建设要紧紧围绕区委区政府的中心工作提高服务能力,主动服务,提前介入,以大数据为引领提升档案服务功能,更好地服务乡村振兴战略。在农村经济发展中,特别是城乡“三变”工作中重点对农民变股民、资源变资产、资金变股金”过程中形成的议事决策、项目建设、经济协议、产权构成、股权组成、入股形式、分红机制、管理制度等重要文件资料,明确管理职责,建立成档立卷、妥善保存、利用便捷的管理机制,形成“权责明晰、管理有序、决策有据、利益共享”的智慧档案服务体系。为维护好广大农民群众的利益和保护投资者合法权益提供保障,助力农村经济健康发展,扎实推进乡村振兴战略,探索出城乡“三变”改革的白云经验,助推公平共享创新型中心城市示范区的建设。

(二)建设规划

市档案局对我区乡(镇)档案工作进行实地调研,查看农村“三变”建设项目和乡(镇)档案工作,充分肯定白云区近年来围绕区委、区政府以大数据为引领的发展战略,在乡(镇)档案数字化推进方面取得的成绩,具备一定的“智慧档案”建设基础。指出探索“乡村振兴、智慧档案”的工作设想,创新开展村档乡(镇)管的新机制。

在市档案局的精心指导下,我局积极开展“乡村振兴、智慧档案”建设工作,对我区五个乡(镇)的档案工作进行全面摸清情况,掌握实情,制定实施方案,选取试点乡(镇)。经过前期认真筛选,初步选定率先在全区五个乡(镇)开展档案数字化工作、基础较好、实效突出及农村“三变”开展较好的都拉乡作为我区2018年实施“乡村振兴、智慧档案”试点,通过试点积累和摸索出一条可复制的智慧档案工作经验,并进行全区推广。2019年将在其余四个乡(镇)中选取两个乡(镇)继续开展“乡村振兴、智慧档案”数字化档案室建设工作,2020年完成剩余 2个乡(镇)的数字化档案室建设。用两年时间建设全区乡(镇)“乡村振兴、智慧档案”网络体系,到2020年在全省率先实现“乡村振兴、智慧档案”先行区。

(三)工作要求

1.资料收集整理,做好规范归档。各乡(镇)要做好前期档案资料的收集、整理和归档,对辖区内的村(居)的档案要进行业务指导和纳入考核,确保各项工作产生的档案资料及时、完整、系统、规范归档。同时,对存量档案进行梳理,对未规范归档的资料及时按档案归档相关要求归档,为下一步工作做好准备。

2.完成存量档案数字化。开展档案数字化扫描工作,消化存量档案数字化。在数字化实施过程中,优先数字化涉密民生工程和利用率特别高的档案。可以按照经费预算和实际情况逐年消化,完成存量档案数字化扫描,做好数据安全管理和档案管理。

3.搭建档案管理信息系统。档案的数字化扫描,一是为了档案安全,二是方面查阅利用,而实现查阅利用的媒介,就要建设信息化管理系统。各乡(镇)要按照试点单位探索的工作模式,拟定数字化档案室建设工作方案,包含档案管理信息系统的建设内容,搭建档案管理信息系统。

4.实现档案信息化管理和利用。在档案数字化扫描工作和档案管理信息系统软硬件建设全部完成后,要将档案电子数据导入信息系统数据库管理,通过客户端访问的方式实现档案资料的查阅利用。

5.建立档案信息化建设长效机制。档案资料伴随工作产生,是长期性的工作,所以档案信息化建设也是长期性的。各乡(镇)要建立起档案信息化建设长效工作机制,在每年的工作目标中纳入档案信息化建设工作。

五、文件的推进步骤是什么?

(一)试点阶段。制定《白云区“乡村振兴 智慧档案”数字化档案室建设工作方案》,并请市档案局指导,确定试点村,明确工作目标、工作内容、工作职责,推进方法等。在《方案》确定后,提请区人民政府专题会讨论,在专题会讨论通过后提请区人民政府常务会审议。试点乡(镇)完成试点方案的制作、档案收集整理和数字化扫描,以及档案信息化管理系统的建设。完成各项试点任务,总结并分析试点工作中存在的问题和不足,组织开展经验交流和验收。

(二)推广实施阶段。2019年,在试点建设的基础上,选取2个乡(镇)推广试点经验,开展“乡村振兴 智慧档案”数字化档案室建设工作。

(三)全面建成阶段。在2020年完成剩下2个乡(镇)的数字化档案室建设。各乡(镇)要在2020年底前完成“乡村振兴 智慧档案”数字化档案室建设工作任务,开展农村“三变”改革档案、精准扶贫档案、富美乡村建设等各类型档案的数字化、信息化建设,以“档案管理”助力全面小康。

六、保障措施是什么?

(一)加强组织领导,明确工作职责

1.建立组织机构

为保障我区“乡村振兴 智慧档案”数字化档案室建设顺利开展,特成立以区政府分管副区长为组长,区档案局、各乡(镇)以及各相关单位负责人为副组长,区档案局、各乡(镇)以及各相关单位人员为成员的“白云区‘乡村振兴 智慧档案’数字化档案室建设工作领导小组”。领导小组名单如下:

长:毛志伟(白云区人民政府副区长)

副组长:张雪莲(白云区政务服务中心副主任)

鹏(白云区档案局党组书记、局长)

娇(区大数据局局长)

勇(区财政局副局长)

员:刘 刚(艳山红镇党委书记)

熙(艳山红镇党委副书记、镇长)

杨友荣(麦架镇党委书记)

吴学中(麦架镇党委副书记、镇长)

雪(沙文镇党委书记)

漆基远(沙文镇党委副书记、镇长)

廖光力(都拉布依族乡党委书记)

罗兴奇(都拉乡党委副书记、政府乡长)

陈家富(牛场布依族乡党委书记)

陈明云(牛场布依族乡党委副书记、乡长)

领导小组下设办公室,办公室设置在区档案局,负责具体事务的协调推进。

各乡(镇)也要成立相应组织机构,明确专人,专职负责此项工作。要层层分解任务、层层压实责任、落实工作措施,制定工作方案,积极推进数字化档案室的建设工作。

2.明确职责

区档案局:做好“乡村振兴 智慧档案”数字化档案室建设总体设计和区级工作方案。开展全区各乡(镇)档案建设调研,选取工作试点。统筹协调各乡(镇)做好数字化档案室的建设工作。在工作开展过程汇总,要做好档案业务指导、档案数字化指导和档案数据安全技术指导。在2020年底,要组织开展数字化档案室的验收和目标考核工作。

区财政局:做好“乡村振兴 智慧档案”数字化档案室建设的资金支持工作,在全区各乡(镇)于2020年底前完成数字化档案室建设工作后,按照“以奖代补”的形式给予每个乡(镇)5万元的资金支持,并监督资金的使用情况。

区大数据局:从大数据角度,做好“乡村振兴 智慧档案”数字化档案室建设中信息技术指导。

各乡(镇):成立“乡村振兴 智慧档案”工作组织机构,拟定“乡村振兴 智慧档案”数字化档案室建设工作方案,做好档案资料收集整理,规范归档,完成存量档案数字化,搭建档案管理信息系统,实现档案信息化管理和利用,建立档案信息化建设长效机制。

(二)强化业务指导,组织开展培训

区档案局要组织全区开展档案业务培训,培训内容中要有“乡村振兴 智慧档案”数字化档案室建设有关方面内容,并在日常工作加强档案业务指导和档案信息化指导。让各乡(镇)领导《档案法》《档案法实施办法》《贵州省档案工作条例》等相关法律法规,也让各单位档案从业人员深入了解各类型档案收集、整理、归档、利用的方法和要求。

各乡(镇)要对辖区村(居)档案工作进行监管,指导村(居)档案工作。让基层档案工作者认识档案工作的重要意义和开展数字化档案室建设的目的和相关要求、工作方法等。

(三)加强组织实施,增加资金投入

各乡(镇)要将“乡村振兴 智慧档案”数字化档案室建设工作纳入重要工作日程,按照区委、区政府审议统筹安排的时间进度抓好组织实施。要成立相应的组织领导机构和实施机构,要做好人员统筹调配,明确专人、专职抓好落实。要拟定工作方案,做好资金预算和前期筹备工作,提供比较的后勤保障。

对于试点乡(镇),建设经费预算控制在30万元内,区级补助5万元(以“以奖代补”的形式,在项目建设完成后拨付),其余经费由乡(镇)自筹,确保各项工作按要求完成。

对于推广阶段的其他四个乡(镇),由区级财政按照“以奖代补”形式,对在2020年前完成数字化档案室建设的乡镇给予5万元的经费补助,其余部分由实施乡镇自行匹配。

(四)做好督促检查,严肃工作纪律

在实施“乡村振兴 智慧档案”数字化档案室建设工作中,要严格按照档案系统建设有关规定和资金使用有关规定开展工作,严守工作纪律。同时要采取有效措施,例如签订保密协议、安排专人监管等方式,保障档案安全。


白府办发〔2018〕98号 区人民政府办公室关于印发《白云区“乡村振兴智慧档案”数字化档案室建设工作方案》的通知

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