搜索

热搜词:

脱贫攻坚 政府工作报告
您当前所在的位置: 首页 -- 机关事务管理

关于印发《白云区行政中心会场工作人员工作制度》的通知

文章来源: 区机关事务局 发布时间: 2021-08-18 16:35 0次 打印 关闭 [字体: ]

各科室:

现将《白云区行政中心会场工作人员工作制度》印发给你们,请认真抓好贯彻落实。

附件:《白云区行政中心会场工作人员工作制度》

白云区机关事务管理局

2021817

附件:

白云区行政中心会场工作人员工作制度

为规范区行政中心会场的管理,为各单位及参会人员提供优质的服务和良好的会议环境,特制订本办法。

一、会场的管理

1.区行政中心会场由局办公室负责管理,负责接收全区各单位预定会议室的工作及会场会议室的统一安排,严格结合会议性质、会议重要性等,将会议室按需求分配给各单位使用。

2.局办公室负责会场会议室系统设施设备、桌椅板凳、装修改造、会议用品(茶叶、用具、厕所用纸等)的规划、采购。局办公室负责会场库房的管理,并做好物品入库、出库管理,库房不得有闲杂人等入内。

3.局办公室负责督促会场服务人员负责检查会议室内的设施、用品等的日常使用情况,督促物业进行卫生清理和设施的维修。

二、场服务人员岗位描述

1会场服务人员:会场服务人员分为会议系统设备操作人员、会议茶水服务人员。由区机关事务管理局派遣人员及物业公司员工组成。

2.会场办公室:会场办公室设在会场三楼302室。会场无会议时,会场茶水服务人员在会场办公室整理内务,会议系统设备操作人员在会议系统设备操作间整理内务。会场服务人员不得占用会场任何房间作为个人使用,一经发现立即清退并严肃处理。

3.会场管理人员:由局办公室明确会场管理人员,根据情况适时安排及调整。

4.会场服务人员要服从工作安排,按照工作程序和标准做好会议各项准备工作。

5会场服务人员要按照会议规定的标准摆放话筒、桌椅、茶具、暖瓶、纸巾、文具等,为参会领导提供规范化、标准化服务。

6会场服务人员要做好会前、会中服务和会后收尾工作,及时清理会场,保证服务工作环节流畅。

7会场服务人员要掌握会议服务知识,熟悉会议服务流程和接待礼仪。

8会场茶水服务人员要了解会议室清洁流程,负责清洗、消毒会议室使用的茶具、用品等。

9.会场服务人员要服从局办公室明确的会场管理人员管理,不得无组织、无纪律。会场人员统一在会场办公室签到,由会场管理人员负责督促。会场人员的请休假,由会场管理人员负责统筹安排,并经机关事务局局办公室及物业公司分别审批

三、会场服务员作息时间及工作内容

1.每周一至周五:全体正常上班,如有会议,需提前到岗,做好会前准备和会议服务工作。如会议未结束,要进行排班值守,不得出现会议还在进行中,无人服务,会后无人收尾的情况。

2.周末:如周末没有会,全体休息,如周末有会,按会场管理人员的安排做好值班安排,做好会议服务,如遇大型会议,全体上岗。

3.会场管理人员做好平时值班、周末值班登记,可由会场管理人员安排进行调休。

四、会场服务人员岗位要求

1.工作期间要严格遵守各项规章制度,不迟到、不早退、不旷工;请病假需持有医院开具的建议休假单据及相关病历,机关事务局派遣人员及物业公司员工请假需分别按照单位的病假制度执行;事假应写书面请假条,批准后方可休假,机关事务局派遣人员及物业公司员工需按照单位请休假流程办理。

2.会场茶水服务人员上班时间必须穿统一的工作服;统一发型;不得穿拖鞋和带钉鞋;严格要求自己在工作区域的仪容、仪表和行为举止;淡妆上岗,不浓妆艳抹;不留长指甲和涂抹色彩艳丽的指甲油;工作期间,禁止食用大蒜等带刺激性食品。服务时自然大方、微笑热情;做到不粗语、不逆语;坚持礼貌用语。

3必须坚守工作岗位,上班时间禁止在会场嬉戏打闹、吵架、打架,闹不团结;禁止脱岗、外出或到其部门逛、聊天等。会场会议系统设备操作间,闲人不得出入,工作人员要负责设施设备安全。

5.开会前必须提前做好准备工作;会议期间应做到说话轻、走路轻、关门轻,不准聚集高声谈笑和追逐打闹;定时续,并随时注意参会人员的需要。

6.爱护会场内外的清洁卫生,会后及时清理会议用品,通知保洁人员打扫会议室卫生。

7.公用设施损坏及时报修;下班时关闭会议室空调和所有照明,并锁好各会议室的门

8.在会场工作要做好保密工作,不乱打听会议内容,不乱传播议内容,不乱造谣生事。如发现有类似问题,立即予以清退,并视泄密内容情况,报警方处理。

五、会场服务人员操作细则

1布置会场

1根据会议性质和办会单位要求,确定主席台位置,合理设置台型(课桌式、回字式),铺台布、围桌裙。

2根据会议通知单要求,准备好所需设备(如灯光、音响、话筒、空调等)。

3准备服务用品(如台布、灯光、桌裙、茶杯、会标、旗帜、音带、指示牌等)。

4摆茶杯左手端托,右手将茶杯均匀放在桌面上,杯柄朝右,杯内茶叶统一放置、适量。摆放整齐、统一,茶碟右边缘与椅子右边缘在一条直线上。课桌式,茶杯摆放横看、竖看、侧看都呈一条直线。回字式,茶杯摆放侧看平行、整齐、美观。

5)摆主席台:按办会单位要求摆放于适当位置。讲台干净、庄重、无摇晃。

2会前准备

1)准备开水:会前半小时把开水准备充足,温度在80度以上,暖瓶要干净无破损,保温性能良好,不漏水。

2)开空调:会议前1小时打开空调,室内温度调控,冬天保持不高于20度,夏天不低于26度。

3)开灯:与会人员到场前打开灯光。光线充足,并根据要求适当调控灯光。

4)准备厕纸:会前半小时将会场男女厕所的厕纸准备好,注意检查厕所卫生,如卫生不达标,及时通知物业保洁人员打扫。

3会中服务

加水服务:左脚在前,右脚在后,右手提暖瓶,左手小指与无名指夹住盖杯拇指与食指拿杯柄,在客人右后侧为客人斟倒茶水,然后轻轻放回桌子上。动作敏捷,轻拿轻放,茶水倒至8分满,注意礼貌服务。每30分钟左右为参会人员巡回补充茶水一次,或根据会议主办方要求进行加水服务。

4会议结束

1)检查会场:检查有无参会人员遗留物品及文件,如有,及时送交办会单位;检查有无损坏的设施设备及用具,如有,将数目及损坏情况报告会场管理人员,会场管理人员上报局办公室督促物业维修整改

2)整理用品及清洁卫生:将会场物品清点数目后进行清洗消毒;回收厕所用纸,通知保洁员做好会场卫生清洁工作。

3)检查设施设备:对灯光、音响、桌椅、门窗、地面、空调、消防栓、灭火器等进行检查,发现问题及时上报维修。

4)关闭设施设备、灯、空调及门锁,消除一切安全隐患。

六、会议班服务员考核

1.按照日常出勤、工作表现及完成工作质量,给予评定。由局办公室组织会场管理人员一起,每月进行一次考核,考核结果作为机关事务局的派遣的服务人员及物业派遣的服务人员的工作考核依据。

2.考核内容为:服务人员遵守工作纪律情况、工作内容情况、仪容仪表、礼貌待人、行为规范、服务意识等。

3.对于接到投诉的,给予警告批评;情节严重者,造成恶劣影响的,予以清退,机关事务局的派遣人员退回劳务派遣公司、物业公司员工退回物业公司。

4.定期组织会场服务员开展业务培训,利用休息日和无会议安排时,开展会议摆台、会场布置、甄水等相关业务培训和比赛,并把培训结果,记入个人考核档案,不服从管理人员,及时予以清退